Mots clés : externaliser la gestion d'archive, gestion de documents numériques,

La gestion de flux documentaires a considérablement évolué avec la dématérialisation des données. Face aux problématiques de classement, de rangement, d'inventaire, de mise à jour, de sécurité et de conception du plan d'archivage, avoir recours à un prestataire externe spécialiste de la gestion d'archive comporte beaucoup d'avantages. En voici quelques uns.

Les raison économiques de l'externalisation de l'archivage

La conservation sécurisée des documents, leur gestion et le traitement des données représente un budget non négligeable pour les entreprises. Certaines estimations portent le coût de classement d'une pièce documentaire aux alentours de vingt euros... Sans compter les problèmes, puisque la recherche d'une pièce mal classée pourrait monter à 120 € et qu'un quart des documents archivés ne seraient jamais retrouvés ! Ces données sont bien sûr à prendre avec prudence mais elles ont le mérite d'avancer les problèmes que l'on retrouve inévitablement dans la gestion de flux documentaires en interne... Le stockage de documents non numérisés a lui aussi un coût assez élevé, que l'on estime autour de 20 € le mètre carré de linéaires d'archives. Bien sûr tous les documents ne peuvent pas être numérisés, c'est pourquoi les spécialistes de l'archivage proposent également des solution de conservation de ces archives intermédiaires. Ces solutions ont pour avantage de réduire les coûts au m2 grâce à de solutions optimisées, de présenter un niveau de sécurité très élevé, la traçabilité des consultations et des flux et éventuellement de doubler la sécurité en conservant les archives dans les locaux de l'entreprise et chez le prestataire spécialiste.

Numérisation et gestion de documents numériques.

La numérisation de documents est un exercice bien rôdé pour les spécialistes du genre, y compris sur les volumétries élevées et sur les formats un peu atypiques, comme les cartes à fenêtre et les microfiches. Ces même prestataires proposent également la numérisation et la conservation de fonds photographiques : audit, tri, indexation et classement, numérisation. Diminution des coûts, accès rapide à l'information, consultation à distance, droits d'accès : la gestion de documents numériques permet beaucoup de réactivité, d'efficacité et de niveaux d'utilisation. Découvrez sur le web les prestataires spécialisés en numérisation et archivage numérique et physique : vous avez beaucoup à y gagner !